Tips en Trucs

Ik heb een document samengesteld met Tips en Trucs voor de gebruiker van SAP Business One:
SAP Business One Tips en Trucs (PDF-bestand, NL, 12 pag.)
Hierin vind je onder andere allerlei handige toetscombinaties die niet altijd in de documentatie beschreven staan. Van tijd tot tijd zal ik dit document updaten, dus als je zelf ook nuttige tips hebt geef ze door dan neem ik ze op in het document.

 

Ben je op zoek naar meer Tips en Trucs voor SAP Business One
ga dan naar mijn pagina met onderstaande link of klik op de afbeelding hieronder:

http://dielemans.biz/aanbod/sbo-tips-trucs/

Snel naar Tips en Trucs SBO

SAP Business One Pick and Pack functionaliteit

SAP Business One Pick and Pack Functionaliteit

Met de functionaliteit voor picken en verpakken (Pick and Pack) kun je een tussenstap in het reguliere proces tussen order en levering invoegen waardoor het selecteren van te leveren artikelen vooraf kan worden bepaald en het picken van artikelen uit het magazijn beter kan worden aangestuurd.

SAP Business One Pick and Pack manager

Met de picken en verpakken manager kunt U orders verzamelen en picklijsten creëren waarmee U de orders of delen daarvan in het magazijn kunt laten verzamelen door een orderpicker.

Alvorens we de functie gaan bespreken en toelichten willen we nog op twee zaken in het Zakenpartnerscherm wijzen die van belang zijn:

Zakenpartnerscherm Tabblad Betalingscondities

Stamgegevens zakenpartner instellingen pick and pack manager

 

Deelleveringen toestaan

Plaats een vinkje bij het veld Deellevering van order toestaan: Als je deelleveringen aan deze zakenpartner wil  toestaan en plaats een vinkje bij Deelleveringen per regel toestaan als U voor wat betreft de leveringen aan deze zakenpartner wil toestaan dat deel-aantallen van de order worden uitgeleverd.

Prioriteit instellen

Pick and Pack prioriteiten instellen

 

Bij het veld prioriteit kunt U aangeven of deze zakenpartner voorrang verdient bij de selectie van te picken orderregels: U kunt kiezen uit Eerste – Laatste – Tweede – of nieuwe regels aanmaken:

 

De picken en verpakken functie: Selectiescherm

U vindt de functie in SAP Business One in de menukeuze Magazijnbeheer –  Picken en verpakken – Picken en verpakken.  Na selectie komt U in het scherm Picken en verpakken – selectiecriteria:

Pick and Pack selectiecriteria

 

Dit is een belangrijk scherm: hier kunt U de selectiecriteria instellen op basis waarvan de orders moeten worden geselecteerd. Denk aan de volgende mogelijkheden:

Orders met de status Open van klant A tot klant Z van boekingsdatum X tot datum Y
Orders met een afhandelingspercentage van 0 tot 100% of alleen de orders die al gedeeltelijk zijn geleverd afhandelen door te kiezen voor afhandelingspercentage van 50% tot 100%
Of alleen de orders die een bepaalde prioriteit hebben
En U wil alleen leveren vanuit magazijn 01 – het hoofdmagazijn

Tenslotte kunt U ook nog instellen wat de sorteervolgorde van de openstaande orders moet zijn: op vervaldatum; op zakenpartner; op documentnummer; op magazijn of prioriteit.

Let op: U dient bij alle getoonde criteria een begin- en eindwaarde in te voeren anders krijgt U de melding Geen orderregels gevonden die aan de criteria voldoen.  In het bovenstaande geval zou U dus enkele criteria blanco moeten maken zodat de volgende selectie overblijft:

Pick and packmanager juist ingevulde selectiecriteria

 

Wanneer U de sorteervolgorde instelt op code zakenpartner krijgt U het volgende scherm te zien:

Picken en verpakkenscherm

U ziet boven in het scherm dat er drie lades zijn:

  • De open orderregels
  • De vrijgegeven orderregels voor het picken uit het magazijn
  • De gepickte orderregels

Verder ziet U in het scherm dat de orders op zakenpartnercode zijn gesorteerd en dat meerdere orders per klant zijn gepresenteerd.

Wanneer U de orders van klant Jan Janssen selecteert kunt U rechtsonderaan kiezen voor Vrijgave in Picklijst waardoor deze orderregels kunnen worden gepickt: ze komen dan in de lade “Vrijgegeven”.   Bij dit proces wordt nog gevraagd hoe U de picklijsten wil samenstellen:

Pick and packmanager Samenstelling picklijst

Het systeem laat nog zien hoe de picklijsten zullen worden gegenereerd alvorens deze definitief worden gemaakt:

Pick and packmanager samenstelling picklijst

In de lade Vrijgegeven vindt U nu de orderregels voor Jan Janssen en ze zijn gekoppeld op picklijst nr 1:

Pick and Packmanager lade Vrijggeven

U ziet dat deze orderregels op Picklijst nr 1 zijn verzameld en dat er (meest rechtse kolom) voldoende artikelen in magazijn 01 op voorraad zijn om uit te leveren.  Door op het gele pijltje bij het picklijstnummer te klikken komt U in de picklijst:

Pick and Packmanager Picklijst

 

Picklijst

Deze Picklijst kunt U afdrukken en aan de magazijnmedewerker geven die gaat picken.

De Picklijst is ook rechtstreeks op te vragen via het menu Magazijnbeheer – Picken en verpakken – Picklijst.

De magazijnmedewerker kan de gepickte aantallen terugkoppelen: ofwel door zelf de picklijst in te vullen ofwel door terugkoppeling via een handmatige notitie op de geprinte picklijst. Wanneer U op de knop “Alle Picken” klikt worden automatisch de aantallen van de orderregels overgenomen, mits voldoende beschikbaar.

Stel we realiseren een deellevering, deels door regels niet te leveren en deels door aantallen gedeeltelijk te leveren:

Pick and Packmanager Picklijst gedeeltelijk gepickt

 

We actualiseren de picklijst. In het “Picken en verpakken scherm” ziet U in de lade Vrijgegeven dat de vrijgegeven orderregels zijn aangepast en dat de nog te leveren regels en aantallen nog in het scherm staan:

Picken en verpakken scherm lade Vrijgegeven

In de lade Gepickt zijn nu de gepickte orderregels verschenen:

Picken en Verpakkenscherm lade Gepickt

In de order is nog niets aangepast; wel kunt U de pickstatus zien (laatste kolom):

Orderscherm met pickstatus

 

Y = volledig gepickt (Yes); R = Vrijgegeven, nog niet gepickt (Released); P = Gedeeltelijk gepickt (Partial)

In het “Picken en verpakken scherm” opent U weer de Picklist en van daaruit creëert U een Automatische levering:

Picklijst doorzetten naar automatische levering

 

Hierna ziet U dat de picklijst gedeeltelijk wordt gesloten en dat de nog te leveren aantallen open blijven staan:

 

Ook in de order ziet U dat de geleverde regels worden gesloten (grijs gekleurd):

 

Zodoende kunt U in de order blijven zien wat van deze order nog geleverd moet worden.

In het scherm Picken en verpakken is de lade Gepickt na deze levering leeg:

De lade Vrijgegeven bevat van Order 357 nog de regel 02 met een aantal van 3 want deze was niet gepickt maar wel vrijgegeven:

En de lade Open bevat nog steeds de regel 3 van order 357 omdat deze nog niet was vrijgegeven:

Pick and Pack lade Open na levering

Vanuit dit scherm kan men nu weer nieuwe picklijsten gaan aanmaken.

 

Wilt U hier meer over weten; ga dan naar de onderstaande link waar deze materie in een Engelstalig Youtube filmpje duidelijk wordt gedemonstreerd (helaas is de geluidskwaliteit wat minder) https://www.youtube.com/watch?v=Eg9HE7TMEnU

Ik heb mijn instructie voornamelijk op dit filmpje gebaseerd.

PDF-versie

Wilt U een printbaar document van deze instructie hebben dan kunt U hier een pdf downloaden: SBO Magazijnbeheer Pick and Pack Manager

Nieuwsbrief

Wilt U zich op mijn nieuwsbrief abonneren dan kan dat hier:
Abonneer U op mijn nieuwsbrief

Jos Dielemans

 

Jos Dielemans adviseert ondernemers in het MKB over het gebruik van SAP Business One. Abonneert U zich op mijn nieuwsbrieven over SAP Business One door een e-mail te zenden naar info@dielemans.biz of kijk regelmatig op mijn website www.dielemans.biz

Jos Dielemans  |  ICT en Finance voor MKB  |  gsm 0653 66 57 58 of tel 043 409 48 45

Betaalbare scanoplossing voor SAP Business One

cks-dms-logo-groot-logo_engl_1000px

Bent u op zoek naar een scanoplossing die tegen een redelijke prijs de mogelijkheid biedt om zowel uitgaande als inkomende documenten in een elektronisch archief te plaatsen dat bovendien supersnel doorzoekbaar is op alle voorkomende tekst in die documenten?
Welnu, die oplossing is er: de CKS.DMS archiveringsoplossing van CK Solutions. Met deze Add-On verzekert u zich van een kostenbesparend digitaal archief voor SAP Business One.

Kenmerken:

  • Inkomende documenten worden van een QR code voorzien waarna het gescande document als pdf wordt opgeslagen en gekoppeld wordt aan de boeking,
  • Uitgaande documenten worden automatisch als pdf in het archief opgeslagen,
  • Het archief en de teksten van de gescande documenten zijn qua tekst volledig doorzoekbaar door karakterherkenning en trefwoordindexering,
  • Ook documenten gekoppeld aan zakenpartners, artikelitems of activiteiten kunnen in het archief worden opgenomen,
  • Verschillende versies van documenten (concept – definitief – getekende versie etc.) worden afzonderlijk gearchiveerd met versiebeheer,
  • Naast pdf documenten kunnen ook MS Officedocumenten of mailbestanden worden gearchiveerd,
  • Intuïtieve bediening volgens SAP Business One standaarden,
  • Nederlandstalige software,
  • Eenvoudige installatieprocedure via een wizard met voor-geconfigureerde basisinstellingen,
  • Overzetting van uw oude archiveringssysteem is wellicht mogelijk en is tot op zekere hoogte kosteloos.

Hoe werkt het?

Na de installatie wordt een groep CKS.DMS aan de bestaande menukeuzes toegevoegd. Ook zijn er diverse nieuwe keuzes in de rechtsklik-menu’s beschikbaar:

cksdms01

Inkomende documenten

Inkomende documenten worden geboekt waarna direct en automatisch een QR code wordt geprint. Deze QR code plakt u op het betreffende document waarna u het document scant. De scan wordt tijdelijk in een centrale map geplaatst en van daaruit koppelt de CKS.DMS Add-On het document en zet het document over naar het CKS.DMS archief. Door de QR code kan CKS.DMS de pdf koppelen aan het juiste geboekte document in SAP Business One. Eventueel kunt U ook naderhand de QR Code printen en alsnog op het ontvangen document bevestigen. Wanneer het document eenmaal gekoppeld is kunt u in SAP Business One met een rechtsklik het pdf-document direct weer oproepen via de keuze CKS.DMS archief:

cksdms02

Ook is het mogelijk om met dit rechtsklikmenu later documenten te koppelen: ofwel een nieuw bestand selecteren en aan het archief toevoegen ofwel uit een bulkscan het gewenste document selecteren.

Uitgaande documenten

Uitgaande documenten worden direct in het archief opgenomen zodra ze worden opgeslagen. Dat kan ook met concept-documenten.

U ziet dat in de layout van de uitgaande documenten een QR code wordt toegevoegd. Hiermee legt CKS.DMS de link naar het betreffende document. In die QR Code is het type document opgenomen en het documentnummer.

Archief raadplegen

Archief raadplegen geschiedt middels een zoekopdracht en filters die vergelijkbaar zijn aan de SAP Business One functionaliteit. Bij de import van het pdf document wordt alle tekst van het document in een veld in de SQL database geplaatst. Daardoor is het archief volledig doorzoekbaar op de teksten die in de documenten zijn opgenomen.
De zxoekfunctie voor het archief vind je onder de menukeuze CKS.DMS – zoek binnen archief:

cksdms04

Ook kun je via de zoekbalk van SAP Business One in de teksten van het CKS.DMS Archief zoeken.
In diverse schermen van SAP Business One kun je met rechtsklik zoeken in het archief. Bijvoorbeeld vanuit het zakenpartnerscherm: Je krijgt dan alle documenten te zien die aan deze zakenpartner zijn gekoppeld:

cksdms05

Andere mogelijkheden

Ook voor het toevoegen van documentatie bij stambestanden van zakenpartners of artikelen en activiteiten kun je deze Add-On benutten om bijlagen te koppelen die dan ook in het CKS.DMS Archief worden opgenomen:

cksdms06

Niet toegewezen documenten worden in een berichtenbox gemeld met daarbij een voorbeeld van het bestand; deze kun je later handmatig koppelen:

cksdms07

Webtoegang beschikbaar U kunt met deze Add-On het archief ook vanaf afstand met een webbrowser raadplegen, zelfs gebruikers die geen SAP Business One licentie hebben !


Integratie in SAP Business One


Behoud van rechtenstructuur Wanneer een gebruiker in SAP Business One geen rechten heeft om bepaalde documenten te raadplegen dan kan hij dat ook niet in het CKS.DMS Archief.

 

Licenties

Er zijn verschillende licenties beschikbaar: een Premium-; een Standaard- en een Weblicentie. Met de Premium-versie heeft een gebruiker het recht om te archiveren; ook kan hij mails direct vanuit Outlook archiveren. De gebruiker met een Standaard licentie kan alleen het archief raadplegen en de Web-licentie laat het toe om vanaf afstand in te loggen en het archief te raadplegen. Met deze web-licentie kunnen zelfs gebruikers zonder SAP Business One licentie het archief raadplegen.

 

Dit is een mooie tool om een digitaal archief op te bouwen. Ik kan hem u van harte aanraden.

 

CKS.DMS is gebouwd door CK Solution, een Duits software bureau dat sinds 2005 Add-Ons voor SAP Business One maakt: http://www.cksolution.de/nl/
Distributeur voor Nederland: www.asaptive.com
Voor informatie over actuele prijzen: mail@cksolution.nl of telefoon +31 (0)23 760 23 00.

Jos Dielemans

Jos Dielemans adviseert ondernemers in het MKB over het gebruik van SAP Business One. Abonneert U zich op mijn nieuwsbrieven over SAP Business One door een e-mail te zenden naar info@dielemans.biz of kijk regelmatig op mijn website www.dielemans.biz

Jos Dielemans  |  ICT en Finance voor MKB  |  gsm 0653 66 57 58 of tel 043 409 48 45

dielemans-biz-banner

 

In 10 stappen een nieuw administratie softwarepakket

 nieuw-softwarepakket-1

Het vierde kwartaal is aangebroken en traditioneel is dit het moment waarop veel ondernemingen uitkijken naar een ander softwarepakket zodat ze per 1 januari van het nieuwe jaar kunnen beginnen met een nieuw administratiesysteem.

–              Bent u ontevreden over uw huidige administratiesysteem ?
–              Vindt u dat zaken beter kunnen worden aangepakt ?
–              Wenst u zelf uw administratie te gaan boeken ?

In dit artikel geef ik u mijn 10 tips om de overgang naar  een nieuw systeem tot een succes te maken.

  1. Oriëntatie huidige werkwijze en inventarisatie knelpunten

    Eerst is een oriëntatie op de huidige werkwijze nodig. Ik inventariseer wat u doet en welke problemen u daarbij ervaart. Daarnaast bekijk ik de verdere afhandelingsmogelijkheden  bij de accountant. Deze moet aan het einde van het jaar namelijk ook vanuit de opgeleverde informatie de jaarrekening kunnen samenstellen. Vaak is er  tussentijds contact of controle door de accountant nodig: het is dan handig wanneer men onafhankelijk van elkaar en al of niet via de cloud over en weer in het systeem kan werken. Bij de accountant vraag ik gegevens inzake de administratie-inrichting op zoals: dagboeken, grootboekrekeningschema, debiteurenlijsten en crediteurenlijsten alsmede de historie van de grootboekmutaties.

  1. Nagaan hoe u in de toekomst wil werken

    Wat wil u  in de toekomst; welk beeld heeft u  daarbij ? Wil u  in de cloud werken of juist in huis automatiseren. De mogelijkheden daartoe hangen o.a. af van de samenwerkingsvorm met uw accountant; de mogelijkheid tot import van bankmutaties en eisen die men stelt aan het raadplegen van gegevens buitenshuis, via een mobiele app of een webbrowser dan wel een complete inlog op het bedrijfssysteem.  De wensen en mogelijkheden met betrekking tot het koppelen van factureersystemen, voorraadsystemen, CRM systemen, webshops aan het administratiesysteem of het koppelen van bijlagen zoals pdf-bestanden of andere documenten aan boekingen of stambestanden spelen ook een rol. Verder houd ik in de gaten dat u in de nieuwe situatie periodiek goed geïnformeerd kunt zijn over de ontwikkelingen in uw bedrijf.

 

nieuw-softwarepakket-2

  1. Selectie van het juiste softwarepakket uit het brede aanbod

    Rekening houdend met de benodigde en beschikbare modules; de gewenste functionaliteit; de gekozen apparatuur  (Apple? ) en het voorgestelde budget maak ik een voorselectie van in aanmerking komende softwarepakketten (longlist).  Wanneer dat nodig is benaderen we de betreffende leveranciers met een vragenlijst. De verkregen antwoorden leggen we naast elkaar en daaruit volgt een shortlist van leveranciers die voor een gesprek worden uitgenodigd. Na deze nadere kennismaking en eventuele demonstraties maken we een keuze. Zo nodig worden nog een of meer tests met de leverancier uitgevoerd om te zien of gesignaleerde vraagpunten toch in dat systeem kunnen worden opgelost.

  1. Aanschaf en installatie van het nieuwe systeem

    Nadat we de keuze hebben gemaakt  kan de betreffende software worden besteld. Als dat in uw situatie noodzakelijk is zal ook hardware worden besteld of in service beschikbaar worden gesteld zodat de installatie van de software kan plaatsvinden. Wanneer de benodigde onderdelen zijn geïnstalleerd en een goede backup-faciliteit is geregeld kunnen we beginnen met inrichten.

  1. Inrichting van uw nieuwe administratie-omgeving

    Bij de inrichting van alleen een financieel softwarepakket importeren we vanuit de gemaakte inventarisatie bij stap 1. achtereenvolgens het grootboekrekeningschema ; de dagboeken ; de debiteuren- en crediteuren-stambestanden. Daarna kunnen de benodigde koppelingen tussen andere onderdelen of pakketten worden gerealiseerd. Samen controleren we of alle stambestanden correct zijn aangemaakt en of alle procesparameters juist zijn ingesteld.

  2. Back-up maken

    Nu de inrichting in deze live-administratie klaar is, maken we een backup die goed wordt bewaard. Liever nog maken we op basis van die kopie een tweede testadministratie aan. Wanneer dat niet mogelijk is bewaren de backup extra goed zodat we deze later weer als lege administratie kunnen terugzetten (zie stap 9). Ook bij online-administratie-systemen kunnen meestal back-ups worden gemaakt en later weer teruggelezen.

 

nieuw-softwarepakket-3

  1. Testen van boekingen, mutaties en rapportagemogelijkheden

    In de testadministratie gaan we boekingen en mutaties doorvoeren zodat we kunnen zien of alle inrichtingsparameters goed staan. Hierbij proberen we alle boekingsvarianten en handelingen in het systeem uit zodat we straks bij de live-gang niet voor verrassingen komen te staan. Zeer belangrijk is ook het testen van de rapportage-mogelijkheden. Houdt voorbeelden uit de bestaande situatie zoals de grootboekhistorie, de btw aangiften en de lay-outs van documenten bij de hand.
    In elk geval dienen de sleutel-medewerkers die deze handelingen uitvoeren bij deze test te worden betrokken. Gesignaleerde en noodzakelijke aanpassingen in de inrichting brengen we stelselmatig aan in de live-administratie.

  1. Vaststellen richtlijnen en Instructie van de betrokken medewerkers

    In deze fase worden de richtlijnen voor het werken met het systeem vastgesteld en kunnen instructies bijvoorbeeld in een (online) handboek worden vastgelegd. Deze worden gedeeld met de medewerkers die nog niet aan de test hebben deelgenomen: de sleutel-medewerkers leggen uit hoe het systeem functioneert.

 

nieuw-softwarepakket-4

  1. Systeem definitief gereedmaken voor de ingebruikname

    Nadat alles is getest en de werkwijzen zijn vastgesteld kunt u de live-administratie definitief gereedmaken voor het verwerken van de eerste mutaties. Als er bij stap 6 geen afzonderlijke test-administratie is aangemaakt wordt de back-up van de lege administratie teruggezet en worden zo nodig alsnog de noodzakelijke inrichtingsaanpassingen doorgevoerd. De oude administratie wordt geheel bijgewerkt en openstaande posten worden vastgesteld. In de nieuwe administratie worden openstaande posten ingevoerd zoals offertes; orders; openstaande leveringen; debiteuren en crediteuren. De beginsaldi van bankrekeningen, kas en transitorische posten worden in het nieuwe systeem ingevoerd.

  1. Ingebruikname van het systeem en monitoring

    We gaan op weg: Aanvang van de boekingsgangen waarbij de gebruikers goed worden begeleid. Stapsgewijs wordt de beschikbare functionaliteit steeds beter gebruikt totdat het systeem optimaal wordt benut ( denk bijv. aan import bankmutaties; verfijnen automatische herkenning openstaande posten; export en import van data; uitwisseling met andere systemen of gebruik van adressenbestanden ten behoeve van mailingen etc.).
    Er vindt zo nodig periodieke controle plaats door de accountant.

 

Ik neem aan u hiermee een idee te hebben gegeven wat er kan komen kijken bij de ingebruikname van een nieuw administratiesysteem. Niet elke organisatie heeft een dergelijke uitgebreide aanpak nodig maar wel zal elk bedrijf deze tien stappen moeten nemen.

Ik help u graag deze 10 stappen soepel te nemen.

 

jos-dielemans-banner-aj

Jos Dielemans | ICT en Finance voor MKB | gsm 0653 66 57 58 of tel 043 409 48 45

Ik adviseer ondernemers in het MKB bij het gebruik van hun administratieve software.

e-mail: jos@dielemans.biz

 

 

Nieuw in SAP Business One 9.2.

Nieuw in SAP Business One 9.2.

Versie 9.2. van SAP business One is onlangs volledig vrijgegeven (Release for unrestricted use). Nieuw is bijvoorbeeld de webbrowsertoegang. Vandaar dat ik hierbij een beschrijving geef van de nieuwe features in deze versie. Het is een van de omvangrijkste updates die SAP Business One in haar bestaan heeft gekend.

Beheers-aspecten:

  • Je kunt nu ook rechtstreeks prijslijsten en zakenpartner-catalogusnummers importeren vanuit MS Excel. Dat hoeft dus niet meer via de DTW te geschieden.
  • Het is niet meer mogelijk om gelijktijdig in te loggen met dezelfde gebruikers-ID
  • Goedkeuringsprocedure voor marketingdocumenten is instelbaar
  • Het is nu ook mogelijk om Data-ownership in te stellen op zakenpartnerniveau: toegang tot marketingdocumenten wordt bepaald door de restricties of bevoegdheden die bij de zakenpartner zijn ingesteld. Dat is nu dus instelbaar voor ofwel documenten; ofwel zakenpartners ofwel deze beide entiteiten.
  • Je kunt de toetsenbordinstelling nu vanuit het pakket instellen zodat de Enter-toets als TAB-toets (volgende veld) wordt afgehandeld en de numerieke punt als komma in bedragen-velden.

Financieel:

  • In de vaste activa module kun je met virtuele items werken: Bij de boeking van documenten met grote aantallen vaste activa kun je de nieuwe vaste activa automatisch laten nummeren.
  • Je kunt nu instellen dat de journaalregels van marketingdocumenten voortaan 1 op 1 aansluiten met de betreffende documentregels. Tot deze versie werden documentrijen steeds gegroepeerd naar één regel per grootboekrekening.
  • Er zijn verbeteringen aangebracht op basis van de IFRS – International Financial Reporting Standards: Je kunt een transport-goederenaccount instellen; de grootboekniveaus zijn uitgebreid tot 10 en je kunt de grootboekgroepenindeling hernoemen.

Verkoop en Inkoop:

  • Inkoop- en Verkooporders worden weer geopend wanneer je een inkoop- of verkoopcreditnota creëert.
  • Verkoop-documenten kunnen nu ook in elektronisch formaat worden gegenereerd
  • Je kunt vrachten definiëren waarin belasting is inbegrepen

Zakenpartners:

  • Je kunt voor elke zakenpartner een controle-account openen om openingsbalanstransacties te boeken.
  • Er is verbeterde campagne-management-functionaliteit: Je kunt leverancierscampagnes uitvoeren en bestaande campagnes draaien (doen uitvoeren).

Bankieren:

  • Je kunt een voorkeurs-check als betaalmiddel selecteren bij uitgaande betalingen
  • Autorisaties voor uitgaande cheques zijn nu in te stellen; Update van betalingen; aanmaak van betaalcheques zonder een journaalpost te creëren; betaalcheques printen; print van ongeldige cheques en cheques opnieuw afdrukken van eerder geprinte betalingen.

Magazijnbeheer / Voorraad:

  • Verbeterde waarderingsmethoden bij Serie / Batchgewijze mutaties
  • Introductie van de prijs-update-wizard: meerdere methoden om updates van prijzen door te voeren
  • Je kunt beschikbare magazijnlocaties beperken op basis van de maateenheden (Unit of Measure) van de artikelen die moeten worden opgeslagen
  • Creëer picklijsten zonder magazijnlocaties te hoeven benoemen
  • Traceer Voorraadkosten; blokkeer de wijziging van de kostprijs in het artikelstambestand voor artikelen die volgens de standaardkostprijsmethode worden gewaardeerd.
  • Verruiming van de veldlengtes: Artikelnummer 50 posities; Zakenpartnercatalogusnummer 50 posities; Resourcenummer 50 posities; Fabrikantcatalogusnummer 50 posities en de Gebruikerscode heeft nu 25 posities.

MRP- en Productiemodule:

  • Verbeteringen in de MRP-wizard: Selecteer artikelen op basis van voorkeursleverancier en Gebruikerspecifieke velden; er is een nieuwe updatemethode van stuklijsten met meer parameters dan in vorige versies
  • Vanaf deze versie kun je ook aangeven voor welke magazijnen een voorspellingen moet worden gedaan, dat vereenvoudigt beheer van voorraden per magazijn
  • De routine om de standaard-productiekosten op te waarderen maakt het mogelijk om periodiek de gebudgetteerde standaard productiekosten te synchroniseren met de actuele waardering van de artikelkosten
  • De routine voor het bepalen van de standaard productiekosten voor bovenliggende artikelen maakt het mogelijk om de gebudgetteerde artikelkosten van de componenten in de stuklijsten op te nemen in de standaard productiekosten van het bovenliggende artikel
  • De aanvangs- en einddatums van productieorders zijn nu op regelniveau in te stellen
  • Boekingsschema’s maken het mogelijk om te boeken op alleen balansrekeningen of op zowel balansrekeningen als verlies- en winstrekeningen

Service:

  • Er is een tabblad Zakenpartner aan het service-aanvraagscherm toegevoegd waar alle gegevens van de betreffende zakenpartner te vinden zijn; die hoeft u niet meer in een apart scherm te openen.
  • Servicewerkzaamheden voor uw bedrijf uitgevoerd door leveranciers (ontvangen service) kunt u nu ook in de servicemodule vastleggen

HR Module:

  • Het employee stambestand kan nu van een foto worden voorzien
  • Voor elke employee kunnen nu een manager en ondergeschikten worden vastgelegd
  • Bij employees kunnen nu ook regels en rollen worden weergegeven
  • Je kunt de gezagsstructuur ook grafisch weergeven in een “relatiekaart”.

Projectmanagement:

  • Project-gerelateerde transacties; documenten; resources en activiteiten worden nu gecentraliseerd; deze functie maakt het mogelijk de voortgang van taken en het bewaken van het project en projectfasen zijn nu te monitoren; budgetanalyse; kostenanalyse en het genereren van overzichten op basis van de diverse project-aspecten

Diverse Features:

  • SAP Business One is nu via een internet-browser te benaderen
  • Er is een job-service ingesteld om de systeem-alerts van de server te beheren
  • Opslag van gecentraliseerde logbestanden
  • Nieuwe objecten om te loggen en te traceren
  • er is nu specifieke, localisatie-gerelateerde online help beschikbaar
  • In de set-up wizard zijn de installatie- en upgrade wizard nu samengevoegd
  • Er zijn login-beperkingen in te stellen voor indirecte toegang: Er kan steeds maar vanaf één pc een Add-On worden opgestart; bij een tweede inlogpoging op een tweede pc zal een foutmelding verschijnen.
  • Er zijn inlogbeperkingen voor de browsertoegang: men kan slechts van één pc en één browser inloggen. Een tweede inlogpoging op een andere pc of browser zal niet lukken.
  • Met het Remote Support Platform 3.2 kan men op elk tijdstip technische support ontvangen zonder downtime.
  • Voor ondersteuning op lokaal geïnstalleerde systemen kan een tijdelijk support-gebruikersaccount worden ingesteld voor support- en adviesdoeleinden.

 

In mijn komende publicaties zal ik nader op deze functies ingaan. als je wil kun je je abonneren op mijn nieuwsbrieven over SAP Business One. Stuur in dat geval een e-mail naar info@dielemans.biz of kijk regelmatig op mijn site www.dielemans.biz

Jos Dielemans  |  ICT en Finance voor MKB  |  gsm 0653 66 57 58 of tel 043 409 48 45

Nieuw boekjaar openen en Documentnummering aanpassen

Nu het nieuwe jaar in aantocht is is het verstandig een nieuw boekjaar aan te maken en ook de documentnummering in SAP Business One aan te passen. Voor een volledige instructie verwijs ik je naar de pdf in de onderstaande link.

SBO Beheer Nieuw boekjaar en Documentnummering aanmaken

Elders op deze site kun je ook een uitgebreide instructie vinden die je als leidraad voor de overgang naar het nieuwe boekjaar kunt gebruiken. Wil je daar heen klik dan op het Business One logo.

Snel naar Tips en Trucs SBO

Ik wens je goede zaken !

B1UP Wat kan ik daarmee?

B1UP Wat kan ik daarmee?  B1Up is een AddOn van Boyum IT voor SAP Business One

Met dit pakket kun je:BoyumIT B1Up for SAP Business one

  • Velden verplicht te stellen en/of voorwaarden aan velden stellen
  • Workflows centraal regelen
  • Knoppen met snelkoppelingen maken en in schermen plaatsen
  • Indelingen van vensters en schermen aanpassen door velden te verplaatsen
  • Nieuwe tabbladen toevoegen
  • Terugkerende documenten realiseren
  • Snel zoeken middels een Google-achtige zoekunctie
  • Automatisch updaten van wisselkoersen (online en offline)
  • Statusoverzichten van zakenpartners in PDF creërenB1Up B1_Usability_Package_For SAP Business One
  • Autorisaties voor gebruikers onderhouden en doorvoeren
  • Functieknoppen definiëren
  • Een merge-functie gebruiken om brieven naar MS Word te exporteren
  • Onderhoud van stambestanden batchgewijs uitvoeren middels de Master Data Manager
  • Templates voor snelle invoer van data gebruiken (bijvoorbeeld bulk-onderhoud van stambestanden)
  • Automatisch de vlag van het vestigingsland naast zakenpartnervelden tonen
  • een EDI-tool voor import / export van data gebruiken (handmatig starten of automatisch laten functioneren).

De produktpagina vind je hier bij Boyum IT: B1Up for SAP Business One
Daar vind je ook een produktbrochure.

 

Zoek je meer Tips en Trucs overSnel naar Tips en Trucs SBO
SAP Business One klik dan op
nevenstaande afbeelding:

 

Schermaanpassingen in versie 9.1

In versie 9.1 kun je schermaanpassingen voor alle gebruikers instellen. Dat is een mooie feature om het gebruik van SAP Business One veel praktischer te maken. Hiermee kun je ook niet gebruikte onderdelen verbergen. Een mooi filmpje met demonstratie van de mogelijkheden vind je op Youtube:

SAP Business One Schermindeling aanpassen (Video, Engelstalig, 6 min.)SBO Schermindeling aanpassen in versie 9.1

 

 

 

 

 

 

Zoek je meer Tips en Trucs overSnel naar Tips en Trucs SBO
SAP Business One klik dan op
nevenstaande afbeelding:

 

Keuze Boekhoudpakket

Ik krijg wel vaker de vraag “Welk boekhoudpakket moet ik kiezen ?”Links

Meestal raad ik dan aan om eerst de belangrijkste gegevensstromen na te gaan: Zorg er voor dat je die kunt automatiseren. Kijk ook goed naar je zakenrelaties; zorg dat je boekhoudpakket aansluiting heeft op hun systemen:

Selectiecriteria zijn bijvoorbeeld:

  • Koppeling internetbankieren ->
    heb je geen behoefte om  je bankmutaties over te tikken: neem een boekhoudpakket dat met je bank communiceert en mutaties inleest of betalingsopdrachten vanuit jouw systeem verwerkt.
  • Veel inkoopfacturen – >
    zorg voor een koppeling met een scanoplossing of import van elektronische facturen zodat je binnenkomende facturen direct kunt koppelen aan documenten of stambestanden in je boekhoudpakket.
  • Veel verkoopfacturen ->
    zorg voor een facturatiemodule en eventueel elektronische facturatie naar je klanten!
  • Vaak of uitgebreid rapporteren ->
    Zorg voor een SBR/XBRL Rapportagemodule voor Belastingdienst (BTW en IC-Transacties); CBS en/of kredietverlener; pas dan is je boekhoudpakket compleet.
  • Uitwisseling met je accountant of administratiekantoor ->
    zorg er voor dat hij/zij de gegevens van jouw boekhoudpakket in zijn systemen kan inlezen of op afstand kan controleren.
  • Je (externe) administrateur (M/V)  ->
    zorg voor een online oplossing zodat plaatsonafhankelijk of tijdsonafhankelijk kan worden gewerkt.

 

Er is een onderzoeker, Gerard Bottemanne, die softwarepakketten onder de loep neemt. zijn website is: www.softwarepakketten.nl  Jaarlijks publiceert hij ook een inventarisatie van boekhoudpakketten met een overzicht voor ZZP-ers en MKB-bedrijven. Meer informatie vind je op deze webpagina: Gids Boekhoudsoftware.  Onderaan die pagina vind je een link waarmee je na invulling van je e-mailadres een pdf-bestand kunt opvragen. Je ontvangt dan een rapport van ongeveer 250 pagina’s met vergelijkingsoverzichten en beschrijvingen van de onderzochte pakketten.
NB: Mochten deze twee links niet meer werken, zoek dan in Google op: Softwarepakketten.nl Gids Boekhoudsoftware (Direct onder de advertentielinks vind je dan de gevraagde links)

Als je vragen hebt stuur me dan een e-mail: jos@dielemans.biz

Succes, en laat weten of je hiermee geholpen bent, Jos Dielemans.

 

 

Studio Suite

Met de Studio Suite voor SAP Business One kun je formulieren ontwerpen waarmee je in SAP Business One schermen aan kunt passen of ontwerpen.
Hier is een instructievideo waarin de werking wordt uitgelegd:SAP Business One Studio Suite 900

SAP Business One Studio Suite (Video, Engelstalig, 20 min.)

 

 

Wil je meer Tips en Trucs over
SAP Business One op mijn site lezen,
klik dan op nevenstaande afbeelding:

Snel naar Tips en Trucs SBO

Handleiding SAP Business One To Go voor versie 9.1 beschikbaar

De (Engelstalige) handleiding SAP Business One to Go 9.1 is beschikbaar.

deze link verwijst naar het document op de SAP website.

 

Wil je meer Tips en Trucs over
SAP Business One op mijn site lezen,
klik dan op nevenstaande afbeelding:

Snel naar Tips en Trucs SBO