In 10 stappen een nieuw administratie softwarepakket

 nieuw-softwarepakket-1

Het vierde kwartaal is aangebroken en traditioneel is dit het moment waarop veel ondernemingen uitkijken naar een ander softwarepakket zodat ze per 1 januari van het nieuwe jaar kunnen beginnen met een nieuw administratiesysteem.

–              Bent u ontevreden over uw huidige administratiesysteem ?
–              Vindt u dat zaken beter kunnen worden aangepakt ?
–              Wenst u zelf uw administratie te gaan boeken ?

In dit artikel geef ik u mijn 10 tips om de overgang naar  een nieuw systeem tot een succes te maken.

  1. Oriëntatie huidige werkwijze en inventarisatie knelpunten

    Eerst is een oriëntatie op de huidige werkwijze nodig. Ik inventariseer wat u doet en welke problemen u daarbij ervaart. Daarnaast bekijk ik de verdere afhandelingsmogelijkheden  bij de accountant. Deze moet aan het einde van het jaar namelijk ook vanuit de opgeleverde informatie de jaarrekening kunnen samenstellen. Vaak is er  tussentijds contact of controle door de accountant nodig: het is dan handig wanneer men onafhankelijk van elkaar en al of niet via de cloud over en weer in het systeem kan werken. Bij de accountant vraag ik gegevens inzake de administratie-inrichting op zoals: dagboeken, grootboekrekeningschema, debiteurenlijsten en crediteurenlijsten alsmede de historie van de grootboekmutaties.

  1. Nagaan hoe u in de toekomst wil werken

    Wat wil u  in de toekomst; welk beeld heeft u  daarbij ? Wil u  in de cloud werken of juist in huis automatiseren. De mogelijkheden daartoe hangen o.a. af van de samenwerkingsvorm met uw accountant; de mogelijkheid tot import van bankmutaties en eisen die men stelt aan het raadplegen van gegevens buitenshuis, via een mobiele app of een webbrowser dan wel een complete inlog op het bedrijfssysteem.  De wensen en mogelijkheden met betrekking tot het koppelen van factureersystemen, voorraadsystemen, CRM systemen, webshops aan het administratiesysteem of het koppelen van bijlagen zoals pdf-bestanden of andere documenten aan boekingen of stambestanden spelen ook een rol. Verder houd ik in de gaten dat u in de nieuwe situatie periodiek goed geïnformeerd kunt zijn over de ontwikkelingen in uw bedrijf.

 

nieuw-softwarepakket-2

  1. Selectie van het juiste softwarepakket uit het brede aanbod

    Rekening houdend met de benodigde en beschikbare modules; de gewenste functionaliteit; de gekozen apparatuur  (Apple? ) en het voorgestelde budget maak ik een voorselectie van in aanmerking komende softwarepakketten (longlist).  Wanneer dat nodig is benaderen we de betreffende leveranciers met een vragenlijst. De verkregen antwoorden leggen we naast elkaar en daaruit volgt een shortlist van leveranciers die voor een gesprek worden uitgenodigd. Na deze nadere kennismaking en eventuele demonstraties maken we een keuze. Zo nodig worden nog een of meer tests met de leverancier uitgevoerd om te zien of gesignaleerde vraagpunten toch in dat systeem kunnen worden opgelost.

  1. Aanschaf en installatie van het nieuwe systeem

    Nadat we de keuze hebben gemaakt  kan de betreffende software worden besteld. Als dat in uw situatie noodzakelijk is zal ook hardware worden besteld of in service beschikbaar worden gesteld zodat de installatie van de software kan plaatsvinden. Wanneer de benodigde onderdelen zijn geïnstalleerd en een goede backup-faciliteit is geregeld kunnen we beginnen met inrichten.

  1. Inrichting van uw nieuwe administratie-omgeving

    Bij de inrichting van alleen een financieel softwarepakket importeren we vanuit de gemaakte inventarisatie bij stap 1. achtereenvolgens het grootboekrekeningschema ; de dagboeken ; de debiteuren- en crediteuren-stambestanden. Daarna kunnen de benodigde koppelingen tussen andere onderdelen of pakketten worden gerealiseerd. Samen controleren we of alle stambestanden correct zijn aangemaakt en of alle procesparameters juist zijn ingesteld.

  2. Back-up maken

    Nu de inrichting in deze live-administratie klaar is, maken we een backup die goed wordt bewaard. Liever nog maken we op basis van die kopie een tweede testadministratie aan. Wanneer dat niet mogelijk is bewaren de backup extra goed zodat we deze later weer als lege administratie kunnen terugzetten (zie stap 9). Ook bij online-administratie-systemen kunnen meestal back-ups worden gemaakt en later weer teruggelezen.

 

nieuw-softwarepakket-3

  1. Testen van boekingen, mutaties en rapportagemogelijkheden

    In de testadministratie gaan we boekingen en mutaties doorvoeren zodat we kunnen zien of alle inrichtingsparameters goed staan. Hierbij proberen we alle boekingsvarianten en handelingen in het systeem uit zodat we straks bij de live-gang niet voor verrassingen komen te staan. Zeer belangrijk is ook het testen van de rapportage-mogelijkheden. Houdt voorbeelden uit de bestaande situatie zoals de grootboekhistorie, de btw aangiften en de lay-outs van documenten bij de hand.
    In elk geval dienen de sleutel-medewerkers die deze handelingen uitvoeren bij deze test te worden betrokken. Gesignaleerde en noodzakelijke aanpassingen in de inrichting brengen we stelselmatig aan in de live-administratie.

  1. Vaststellen richtlijnen en Instructie van de betrokken medewerkers

    In deze fase worden de richtlijnen voor het werken met het systeem vastgesteld en kunnen instructies bijvoorbeeld in een (online) handboek worden vastgelegd. Deze worden gedeeld met de medewerkers die nog niet aan de test hebben deelgenomen: de sleutel-medewerkers leggen uit hoe het systeem functioneert.

 

nieuw-softwarepakket-4

  1. Systeem definitief gereedmaken voor de ingebruikname

    Nadat alles is getest en de werkwijzen zijn vastgesteld kunt u de live-administratie definitief gereedmaken voor het verwerken van de eerste mutaties. Als er bij stap 6 geen afzonderlijke test-administratie is aangemaakt wordt de back-up van de lege administratie teruggezet en worden zo nodig alsnog de noodzakelijke inrichtingsaanpassingen doorgevoerd. De oude administratie wordt geheel bijgewerkt en openstaande posten worden vastgesteld. In de nieuwe administratie worden openstaande posten ingevoerd zoals offertes; orders; openstaande leveringen; debiteuren en crediteuren. De beginsaldi van bankrekeningen, kas en transitorische posten worden in het nieuwe systeem ingevoerd.

  1. Ingebruikname van het systeem en monitoring

    We gaan op weg: Aanvang van de boekingsgangen waarbij de gebruikers goed worden begeleid. Stapsgewijs wordt de beschikbare functionaliteit steeds beter gebruikt totdat het systeem optimaal wordt benut ( denk bijv. aan import bankmutaties; verfijnen automatische herkenning openstaande posten; export en import van data; uitwisseling met andere systemen of gebruik van adressenbestanden ten behoeve van mailingen etc.).
    Er vindt zo nodig periodieke controle plaats door de accountant.

 

Ik neem aan u hiermee een idee te hebben gegeven wat er kan komen kijken bij de ingebruikname van een nieuw administratiesysteem. Niet elke organisatie heeft een dergelijke uitgebreide aanpak nodig maar wel zal elk bedrijf deze tien stappen moeten nemen.

Ik help u graag deze 10 stappen soepel te nemen.

 

jos-dielemans-banner-aj

Jos Dielemans | ICT en Finance voor MKB | gsm 0653 66 57 58 of tel 043 409 48 45

Ik adviseer ondernemers in het MKB bij het gebruik van hun administratieve software.

e-mail: jos@dielemans.biz

 

 

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd.