Ik krijg wel vaker de vraag “Welk boekhoudpakket moet ik kiezen ?”
Meestal raad ik dan aan om eerst de belangrijkste gegevensstromen na te gaan: Zorg er voor dat je die kunt automatiseren. Kijk ook goed naar je zakenrelaties; zorg dat je boekhoudpakket aansluiting heeft op hun systemen:
Selectiecriteria zijn bijvoorbeeld:
Koppeling internetbankieren ->
heb je geen behoefte om je bankmutaties over te tikken: neem een boekhoudpakket dat met je bank communiceert en mutaties inleest of betalingsopdrachten vanuit jouw systeem verwerkt.
Veel inkoopfacturen – >
zorg voor een koppeling met een scanoplossing of import van elektronische facturen zodat je binnenkomende facturen direct kunt koppelen aan documenten of stambestanden in je boekhoudpakket.
Veel verkoopfacturen ->
zorg voor een facturatiemodule en eventueel elektronische facturatie naar je klanten!
Vaak of uitgebreid rapporteren ->
Zorg voor een SBR/XBRL Rapportagemodule voor Belastingdienst (BTW en IC-Transacties); CBS en/of kredietverlener; pas dan is je boekhoudpakket compleet.
Uitwisseling met je accountant of administratiekantoor ->
zorg er voor dat hij/zij de gegevens van jouw boekhoudpakket in zijn systemen kan inlezen of op afstand kan controleren.
Je (externe) administrateur (M/V) ->
zorg voor een online oplossing zodat plaatsonafhankelijk of tijdsonafhankelijk kan worden gewerkt.
Er is een onderzoeker, Gerard Bottemanne, die softwarepakketten onder de loep neemt. zijn website is: www.softwarepakketten.nl Jaarlijks publiceert hij ook een inventarisatie van boekhoudpakketten met een overzicht voor ZZP-ers en MKB-bedrijven. Meer informatie vind je op deze webpagina: Gids Boekhoudsoftware. Onderaan die pagina vind je een link waarmee je na invulling van je e-mailadres een pdf-bestand kunt opvragen. Je ontvangt dan een rapport van ongeveer 250 pagina’s met vergelijkingsoverzichten en beschrijvingen van de onderzochte pakketten. NB: Mochten deze twee links niet meer werken, zoek dan in Google op: Softwarepakketten.nl Gids Boekhoudsoftware (Direct onder de advertentielinks vind je dan de gevraagde links)
Met de Studio Suite voor SAP Business One kun je formulieren ontwerpen waarmee je in SAP Business One schermen aan kunt passen of ontwerpen.
Hier is een instructievideo waarin de werking wordt uitgelegd:
In SAP Business One levert de standaard instelling een punt op wanneer je de punt-toets (Del-toets) op het numerieke deel indrukt. Er zijn diverse manieren om de toetsenborddefinitie aan te passen zodat automatisch een komma wordt ingevuld wanneer je deze toets op het numerieke deel van je toetsenbord indrukt. Dat is met name handig bij het intikken van bedragen via het numerieke deel van je toetsenbord. Ik heb een instructie opgesteld die je via onderstaande link kunt opvragen:
Om klanten goed te kunnen helpen ben ik op maandag en donderdag telefonisch goed te bereiken. Deze dagen werk ik meestal op kantoor en ben ik in principe beschikbaar om vragen op te lossen.
Tips en Trucs; zelf nakijken:
Veel informatie vind je al op mijn Tips en Trucs pagina:
Algemene vragen via e-mail:
Algemene vragen die niet direct een antwoord behoeven kun je het best via e-mail stellen. In een e-mail bericht moet je de vraag duidelijk formuleren waardoor je misschien zelf al op het spoor van de oplossing komt. Die ervaring heb ik zelf meestal. Welnu heb je een vraag stuur je bericht dan naar:
SAP heeft een Intercompany Solution voor SAP Business One waarmee je mutaties tussen twee of meer databases of administraties kunt automatiseren of stambestanden kunt synchroniseren. De versie 2.0 is geschikt om te gebruiken in de versie 9.0 en 9.1 van SAP Business One.
Video 1: Marketing Documents: deze video behandelt de goederentransacties tussen twee vestigingen van hetzelfde bedrijf. Daarbij wordt ook getoond hoe het systeem serienummers van goederen overneemt en hoe wordt omgegaan met geweigerde transacties: een goederenlevering wordt geweigerd en automatisch in het zusterbedrijf teruggedraaid.
Video 2: Global Data Distribution: deze video behandelt uitwisseling van stambestanden van zakenpartners, zakenpartnergroepen, artikelen, artikelgroepen en prijslijsten tussen administraties, zowel voor reguliere prijzen en artikelen als voor prijzen en artikelen gedurende campagnes.
Video 3: Company Template Configurator: deze video laat zien hoe je zelf sjablonen maakt om specifieke instellingen en de inrichting van stambestanden tussen administraties uit te wisselen. Er wordt een voorbeeld getoond van de distributie van instellingen voor zakenpartners en vervoerswijzen.
Video 4: Financial Consolidations: deze video toont hoe je de journaalboekingen vanuit administraties exporteert en importeert in een consolidatie-administratie. Met de nieuwe functie Sjablonen Financieel Verslag in versie 9 kun je je consolidatie-rapporten naar eigen inzicht vormgeven.
Video 5: Intercompany Trading: deze video behandelt de wijze waarop goederentransacties tussen intercompany-administraties worden verwerkt wanneer bijvoorbeeld een klant goederen bestelt maar intercompany-bedrijf A onvoldoende voorraad heeft. Het systeem laat zien dat ook de geconsolideerde kredietlimieten van een klant worden bewaakt. A kan in de intercompany-voorraad zien dat B wel voldoende voorraad heeft. A bestelt bij zusterbedrijf B de mankerende goederen. Hierbij wordt automatisch het aantal artikelen dat tekort in voorraad is voorgesteld. Wanneer de inkooporder wordt opgeslagen wordt in bedrijf B automatisch een concept-verkooporder gecreëerd. Wanneer bedrijf B de concept verkooporder definitief maakt en een verkoopfactuur aanmaakt wordt in bedrijf A weer een concept-inkoopfactuur aangemaakt.
Video 6: Centralized Payments: deze video laat zien hoe men centraal aan kasbeheer kan doen en hoe betalingen voor bijvoorbeeld dochtermaatschappijen kunnen worden uitgevoerd. Daartoe accepteert een dochter een inkomende factuur en ze delegeert de betaling van de factuur naar het hoofdkantoor. De video toont ook welke journaalposten worden aangemaakt om de rekening-courant-verhoudingen tussen de intercompany-bedrijven te vereffenen.
Video 7: General Ledger Allocations: deze video toont hoe je centraal geboekte inkoopfacturen of kostenfacturen kunt toewijzen aan dochterondernemingen. Dat kan ofwel door rechtstreekse boeking op grootboekrekeningen ofwel door de aanmaak van intercompany-facturen. Daarbij kun je de inrichting zodanig instellen dat de bijbehorende journaalposten in de zusterbedrijven ofwel automatisch ofwel na goedkeuring (acceptatie) worden doorgeboekt.
Ik ben een Kennisbase aan het bouwen voor SAP Business One, die nu nog vrij toegankelijk is. Het ligt in de bedoeling deze straks voor betalende abonnees beschikbaar te maken. De basis daarvan vind je op mijn pagina met Tips en Trucs voor SAP Business One. Zie onderstaande link:
Ik heb een document samengesteld met Tips en Trucs voor de gebruiker van SAP Business One: SAP Business One Tips en Trucs (PDF-bestand, NL, 12 pag.)
Hierin vind je onder andere allerlei handige toetscombinaties die niet altijd in de documentatie beschreven staan. Van tijd tot tijd zal ik dit document updaten, dus als je zelf ook nuttige tips hebt geef ze door dan neem ik ze op in het document.
Ben je op zoek naar meer Tips en Trucs voor SAP Business One
ga dan naar mijn pagina met onderstaande link of klik op de afbeelding hieronder:
