SAP Business One Tip Nieuw boekjaar openen en documentnummering instellen

 

Aanmaak Nieuw boekjaar:

Als u met periodetekens werkt creëer dan het nieuwe periodeteken voor het jaar 2019 via de menukeuze: Beheer -> Definitie -> Financiële boekhouding -> Periodetekens
NB: Ziet u hier geen jaar-specifieke tekens staan dan slaat u deze stap over.

 

Aanmaak boekingsperioden:

De nieuwe boekingsperioden maakt u aan via de menukeuze:
Beheer -> Systeeminstellingen -> Boekingsperioden
Kijk of het nieuwe jaar in de tabel Boekingsperioden beschikbaar is.
Indien dat niet het geval is druk dan op de knop “Nieuwe periode” waarna het scherm Boekingsperiode opent (zie het voorbeeld hieronder)

U komt in het scherm Boekingsperiode:
Vul de jaargegevens in zoals hierboven te zien is.
Klik op de knop “Toevoegen” dan wordt het nieuwe boekjaar aangemaakt.

Aanmaak documentnummering voor 2019:

Waarschijnlijk moet U ook nog een nieuwe documentnummering aanmaken voor het nieuwe jaar. Dat doet U wanneer U voor elk jaar en documenttype eigen nummerseries wil gebruiken. U kunt dat nakijken via de menukeuze:
Beheer -> Systeeminstellingen -> Documentnummering

Er zijn nu 2 mogelijkheden :

  1. Het scherm “Documentnummering – Definitie” toont geen jaar-specifieke nummerseries:


Er zijn geen jaarafhankelijke standaardseriecodes; de documentnummers lopen van 1 tot het hoogste nummer en wanneer U dubbelklikt op bijvoorbeeld de regel van een veelgebruikt document (zoals Ontvangen Facturen) dan ziet U in het subscherm dat ook hier slechts één primaire nummering is weergegeven.

->      Is dit het geval dan hoeft U géén specifieke nummerseries aan te maken en kunt U deze
stap overslaan en bent U klaar met het openen van het nieuw  boekjaar.

Ziet U echter wel een scherm met specifieke nummerseries maak deze dan aan zoals hierna onder mogelijkheid 2. Wordt uitgelegd.

  1. Het scherm “Documentnummering – Definitie” vertoont wel jaar-specifieke nummerseries.

In het onderstaande scherm ziet U dat voor het jaar 2018 per documenttype eigen nummerseries zijn aangemaakt.

Het documentnummer is bijvoorbeeld als volgt samengesteld:
jaarnummer-documenttypenummer-volgnummer, dus jjdd0001.
Bij de Journaalboekingen hebben we een extra nul geplaatst omdat deze serie in grotere aantallen wordt aangemaakt.

NB: SAP Business One heeft per documenttype een vast nummer; zie de website:
https://blogs.sap.com/2013/07/09/sap-business-one-form-types-and-object-types/
Dit documenttypenummer hebben wij in de nummering gebruikt.

Nummerseries aanpassen:

Om nu de nummerseries aan te maken voor het jaar 2019 dubbelklikt U links in het lege vakje vóór het documenttype in de eerste kolom van de tabel.
(Voorbeeld: Uitgaande facturen):

Het venster “Serie Uitgaande facturen – Definitie” opent.
Je ziet hier de beschikbare series van de Uitgaande facturen.
De vet getoonde regel is de actuele standaardregel.

U kunt nu een nieuwe nummerserie aanmaken door met de rechtermuisknop te klikken op het regelnummer links van de laatste nummerserieregel en te kiezen voor: Regel toevoegen.
Vul de benodigde gegevens in.

Tip 1: Zorg dat het eerste documentnummer steeds hoger is dan de voorgaande nummers.
Tip 2: Druk na elke aanpassing van een documenttype steeds op “Actualiseren” in zowel het serie-definitiescherm alsook het documentnummeringsscherm !

U kunt eventueel een van de nummerseries “Als standaard instellen”. Dit doen we meestal op 1 januari van het nieuwe jaar. Bij de jaarovergang zal het systeem op basis van de documentdatum toch steeds de juiste nummerseries hanteren.

Merk op dat U in het scherm “Series per documenttype – Definitie” ook nummerseries kunt blokkeren door een vinkje in de laatste kolom te plaatsen.

NB: In het documentnummeringsscherm worden alleen de standaardseries van de documenten getoond.

U bent klaar met de aanmaak van het nieuwe boekjaar.
Wij wensen U veel succes in dat nieuwe jaar !

Dit bericht is ook als pdf beschikbaar onder deze link:
sap-business-one-nieuw-boekjaar-openen-en-documentnummering-instellen.pdf

Zoek je meer Tips en Trucs overSnel naar Tips en Trucs SBO
SAP Business One klik dan op
nevenstaande afbeelding:

 

 

SAP Business One – Conceptdocument verwijderen of Geregistreerd document verwijderen

Je hebt in SAP Business One een conceptdocument of geregistreerd document aangemaakt en je wil dit verwijderen.

Ga naar het overzicht Conceptdocumenten via het menu-pad:
Verkoop-Omzetverslagen-Conceptdocumenten

Je komt in het selectiescherm voor het verslag geregistreerde documenten

Creëer met het selectiescherm het overzicht van de betreffende conceptdocumenten

 

Je komt in het overzicht Conceptdocument

Markeer de regel van het document dat je wil verwijderen

Klik daarna op de menukeuze Gegevens – Verwijderen

Het gemarkeerde conceptdocument wordt verwijderd

Klik daarna op de knop “Actualiseren” om de verwijdering op te slaan.

NB: Je kunt maar één conceptdocument per keer verwijderen.

SAP Business One Pick and Pack functionaliteit

SAP Business One Pick and Pack Functionaliteit

Met de functionaliteit voor picken en verpakken (Pick and Pack) kun je een tussenstap in het reguliere proces tussen order en levering invoegen waardoor het selecteren van te leveren artikelen vooraf kan worden bepaald en het picken van artikelen uit het magazijn beter kan worden aangestuurd.

SAP Business One Pick and Pack manager

Met de picken en verpakken manager kunt U orders verzamelen en picklijsten creëren waarmee U de orders of delen daarvan in het magazijn kunt laten verzamelen door een orderpicker.

Alvorens we de functie gaan bespreken en toelichten willen we nog op twee zaken in het Zakenpartnerscherm wijzen die van belang zijn:

Zakenpartnerscherm Tabblad Betalingscondities

Stamgegevens zakenpartner instellingen pick and pack manager

 

Deelleveringen toestaan

Plaats een vinkje bij het veld Deellevering van order toestaan: Als je deelleveringen aan deze zakenpartner wil  toestaan en plaats een vinkje bij Deelleveringen per regel toestaan als U voor wat betreft de leveringen aan deze zakenpartner wil toestaan dat deel-aantallen van de order worden uitgeleverd.

Prioriteit instellen

Pick and Pack prioriteiten instellen

 

Bij het veld prioriteit kunt U aangeven of deze zakenpartner voorrang verdient bij de selectie van te picken orderregels: U kunt kiezen uit Eerste – Laatste – Tweede – of nieuwe regels aanmaken:

 

De picken en verpakken functie: Selectiescherm

U vindt de functie in SAP Business One in de menukeuze Magazijnbeheer –  Picken en verpakken – Picken en verpakken.  Na selectie komt U in het scherm Picken en verpakken – selectiecriteria:

Pick and Pack selectiecriteria

 

Dit is een belangrijk scherm: hier kunt U de selectiecriteria instellen op basis waarvan de orders moeten worden geselecteerd. Denk aan de volgende mogelijkheden:

Orders met de status Open van klant A tot klant Z van boekingsdatum X tot datum Y
Orders met een afhandelingspercentage van 0 tot 100% of alleen de orders die al gedeeltelijk zijn geleverd afhandelen door te kiezen voor afhandelingspercentage van 50% tot 100%
Of alleen de orders die een bepaalde prioriteit hebben
En U wil alleen leveren vanuit magazijn 01 – het hoofdmagazijn

Tenslotte kunt U ook nog instellen wat de sorteervolgorde van de openstaande orders moet zijn: op vervaldatum; op zakenpartner; op documentnummer; op magazijn of prioriteit.

Let op: U dient bij alle getoonde criteria een begin- en eindwaarde in te voeren anders krijgt U de melding Geen orderregels gevonden die aan de criteria voldoen.  In het bovenstaande geval zou U dus enkele criteria blanco moeten maken zodat de volgende selectie overblijft:

Pick and packmanager juist ingevulde selectiecriteria

 

Wanneer U de sorteervolgorde instelt op code zakenpartner krijgt U het volgende scherm te zien:

Picken en verpakkenscherm

U ziet boven in het scherm dat er drie lades zijn:

  • De open orderregels
  • De vrijgegeven orderregels voor het picken uit het magazijn
  • De gepickte orderregels

Verder ziet U in het scherm dat de orders op zakenpartnercode zijn gesorteerd en dat meerdere orders per klant zijn gepresenteerd.

Wanneer U de orders van klant Jan Janssen selecteert kunt U rechtsonderaan kiezen voor Vrijgave in Picklijst waardoor deze orderregels kunnen worden gepickt: ze komen dan in de lade “Vrijgegeven”.   Bij dit proces wordt nog gevraagd hoe U de picklijsten wil samenstellen:

Pick and packmanager Samenstelling picklijst

Het systeem laat nog zien hoe de picklijsten zullen worden gegenereerd alvorens deze definitief worden gemaakt:

Pick and packmanager samenstelling picklijst

In de lade Vrijgegeven vindt U nu de orderregels voor Jan Janssen en ze zijn gekoppeld op picklijst nr 1:

Pick and Packmanager lade Vrijggeven

U ziet dat deze orderregels op Picklijst nr 1 zijn verzameld en dat er (meest rechtse kolom) voldoende artikelen in magazijn 01 op voorraad zijn om uit te leveren.  Door op het gele pijltje bij het picklijstnummer te klikken komt U in de picklijst:

Pick and Packmanager Picklijst

 

Picklijst

Deze Picklijst kunt U afdrukken en aan de magazijnmedewerker geven die gaat picken.

De Picklijst is ook rechtstreeks op te vragen via het menu Magazijnbeheer – Picken en verpakken – Picklijst.

De magazijnmedewerker kan de gepickte aantallen terugkoppelen: ofwel door zelf de picklijst in te vullen ofwel door terugkoppeling via een handmatige notitie op de geprinte picklijst. Wanneer U op de knop “Alle Picken” klikt worden automatisch de aantallen van de orderregels overgenomen, mits voldoende beschikbaar.

Stel we realiseren een deellevering, deels door regels niet te leveren en deels door aantallen gedeeltelijk te leveren:

Pick and Packmanager Picklijst gedeeltelijk gepickt

 

We actualiseren de picklijst. In het “Picken en verpakken scherm” ziet U in de lade Vrijgegeven dat de vrijgegeven orderregels zijn aangepast en dat de nog te leveren regels en aantallen nog in het scherm staan:

Picken en verpakken scherm lade Vrijgegeven

In de lade Gepickt zijn nu de gepickte orderregels verschenen:

Picken en Verpakkenscherm lade Gepickt

In de order is nog niets aangepast; wel kunt U de pickstatus zien (laatste kolom):

Orderscherm met pickstatus

 

Y = volledig gepickt (Yes); R = Vrijgegeven, nog niet gepickt (Released); P = Gedeeltelijk gepickt (Partial)

In het “Picken en verpakken scherm” opent U weer de Picklist en van daaruit creëert U een Automatische levering:

Picklijst doorzetten naar automatische levering

 

Hierna ziet U dat de picklijst gedeeltelijk wordt gesloten en dat de nog te leveren aantallen open blijven staan:

 

Ook in de order ziet U dat de geleverde regels worden gesloten (grijs gekleurd):

 

Zodoende kunt U in de order blijven zien wat van deze order nog geleverd moet worden.

In het scherm Picken en verpakken is de lade Gepickt na deze levering leeg:

De lade Vrijgegeven bevat van Order 357 nog de regel 02 met een aantal van 3 want deze was niet gepickt maar wel vrijgegeven:

En de lade Open bevat nog steeds de regel 3 van order 357 omdat deze nog niet was vrijgegeven:

Pick and Pack lade Open na levering

Vanuit dit scherm kan men nu weer nieuwe picklijsten gaan aanmaken.

 

Wilt U hier meer over weten; ga dan naar de onderstaande link waar deze materie in een Engelstalig Youtube filmpje duidelijk wordt gedemonstreerd (helaas is de geluidskwaliteit wat minder) https://www.youtube.com/watch?v=Eg9HE7TMEnU

Ik heb mijn instructie voornamelijk op dit filmpje gebaseerd.

PDF-versie

Wilt U een printbaar document van deze instructie hebben dan kunt U hier een pdf downloaden: SBO Magazijnbeheer Pick and Pack Manager

Nieuwsbrief

Wilt U zich op mijn nieuwsbrief abonneren dan kan dat hier:
Abonneer U op mijn nieuwsbrief

Jos Dielemans

 

Jos Dielemans adviseert ondernemers in het MKB over het gebruik van SAP Business One. Abonneert U zich op mijn nieuwsbrieven over SAP Business One door een e-mail te zenden naar info@dielemans.biz of kijk regelmatig op mijn website www.dielemans.biz

Jos Dielemans  |  ICT en Finance voor MKB  |  gsm 0653 66 57 58 of tel 043 409 48 45

Betaalbare scanoplossing voor SAP Business One

cks-dms-logo-groot-logo_engl_1000px

Bent u op zoek naar een scanoplossing die tegen een redelijke prijs de mogelijkheid biedt om zowel uitgaande als inkomende documenten in een elektronisch archief te plaatsen dat bovendien supersnel doorzoekbaar is op alle voorkomende tekst in die documenten?
Welnu, die oplossing is er: de CKS.DMS archiveringsoplossing van CK Solutions. Met deze Add-On verzekert u zich van een kostenbesparend digitaal archief voor SAP Business One.

Kenmerken:

  • Inkomende documenten worden van een QR code voorzien waarna het gescande document als pdf wordt opgeslagen en gekoppeld wordt aan de boeking,
  • Uitgaande documenten worden automatisch als pdf in het archief opgeslagen,
  • Het archief en de teksten van de gescande documenten zijn qua tekst volledig doorzoekbaar door karakterherkenning en trefwoordindexering,
  • Ook documenten gekoppeld aan zakenpartners, artikelitems of activiteiten kunnen in het archief worden opgenomen,
  • Verschillende versies van documenten (concept – definitief – getekende versie etc.) worden afzonderlijk gearchiveerd met versiebeheer,
  • Naast pdf documenten kunnen ook MS Officedocumenten of mailbestanden worden gearchiveerd,
  • Intuïtieve bediening volgens SAP Business One standaarden,
  • Nederlandstalige software,
  • Eenvoudige installatieprocedure via een wizard met voor-geconfigureerde basisinstellingen,
  • Overzetting van uw oude archiveringssysteem is wellicht mogelijk en is tot op zekere hoogte kosteloos.

Hoe werkt het?

Na de installatie wordt een groep CKS.DMS aan de bestaande menukeuzes toegevoegd. Ook zijn er diverse nieuwe keuzes in de rechtsklik-menu’s beschikbaar:

cksdms01

Inkomende documenten

Inkomende documenten worden geboekt waarna direct en automatisch een QR code wordt geprint. Deze QR code plakt u op het betreffende document waarna u het document scant. De scan wordt tijdelijk in een centrale map geplaatst en van daaruit koppelt de CKS.DMS Add-On het document en zet het document over naar het CKS.DMS archief. Door de QR code kan CKS.DMS de pdf koppelen aan het juiste geboekte document in SAP Business One. Eventueel kunt U ook naderhand de QR Code printen en alsnog op het ontvangen document bevestigen. Wanneer het document eenmaal gekoppeld is kunt u in SAP Business One met een rechtsklik het pdf-document direct weer oproepen via de keuze CKS.DMS archief:

cksdms02

Ook is het mogelijk om met dit rechtsklikmenu later documenten te koppelen: ofwel een nieuw bestand selecteren en aan het archief toevoegen ofwel uit een bulkscan het gewenste document selecteren.

Uitgaande documenten

Uitgaande documenten worden direct in het archief opgenomen zodra ze worden opgeslagen. Dat kan ook met concept-documenten.

U ziet dat in de layout van de uitgaande documenten een QR code wordt toegevoegd. Hiermee legt CKS.DMS de link naar het betreffende document. In die QR Code is het type document opgenomen en het documentnummer.

Archief raadplegen

Archief raadplegen geschiedt middels een zoekopdracht en filters die vergelijkbaar zijn aan de SAP Business One functionaliteit. Bij de import van het pdf document wordt alle tekst van het document in een veld in de SQL database geplaatst. Daardoor is het archief volledig doorzoekbaar op de teksten die in de documenten zijn opgenomen.
De zoekfunctie voor het archief vind je onder de menukeuze CKS.DMS – zoek binnen archief:

cksdms04

Ook kun je via de zoekbalk van SAP Business One in de teksten van het CKS.DMS Archief zoeken.
In diverse schermen van SAP Business One kun je met rechtsklik zoeken in het archief. Bijvoorbeeld vanuit het zakenpartnerscherm: Je krijgt dan alle documenten te zien die aan deze zakenpartner zijn gekoppeld:

cksdms05

Andere mogelijkheden

Ook voor het toevoegen van documentatie bij stambestanden van zakenpartners of artikelen en activiteiten kun je deze Add-On benutten om bijlagen te koppelen die dan ook in het CKS.DMS Archief worden opgenomen:

cksdms06

Niet toegewezen documenten worden in een berichtenbox gemeld met daarbij een voorbeeld van het bestand; deze kun je later handmatig koppelen:

cksdms07

Webtoegang beschikbaar U kunt met deze Add-On het archief ook vanaf afstand met een webbrowser raadplegen, zelfs gebruikers die geen SAP Business One licentie hebben !

Uitbreidingsmodule CKS.DMS ADR
Automatische documentherkenning

Met deze module kunnen binnenkomende pakbonnen van goederenontvangsten en inkomende facturen worden gescand en automatisch als concept in SAP Business One worden gereedgezet. Na controle kunt u deze documenten dan definitief maken.
Zie Automatic-incoming-invoice-processing-cks-dms-ap


Integratie in SAP Business One


Behoud van rechtenstructuur Wanneer een gebruiker in SAP Business One geen rechten heeft om bepaalde documenten te raadplegen dan kan hij dat ook niet in het CKS.DMS Archief.

Licenties

Er zijn verschillende licenties beschikbaar: een Limited– , een Professional– en een Cloudlicentie. Met alle licenties heeft een gebruiker het recht om te archiveren en het archief te raadplegen. Met de Professional licentie kan de gebruiker ook bijlagen in SAP en e-mails vanuit Outlook direct archiveren. Bovendien biedt de Professional licentie toegang tot de uitbreidingsmodules. De Cloud-licentie laat het toe om vanaf afstand in te loggen en het archief te raadplegen. Met deze web-licentie kunnen zelfs gebruikers zonder SAP Business One licentie het archief raadplegen.

Video

Voor een Engelstalige Youtube-video waarin de functionaliteit wordt uitgelegd zie: CKS.DMS introduction on Youtube

Dit is een mooie tool om een digitaal archief op te bouwen. Ik kan hem u van harte aanraden.

 

CKS.DMS is gebouwd door CK Solution, een Duits software bureau dat sinds 2005 Add-Ons voor SAP Business One maakt: http://www.cksolution.de/en/
Distributeur voor Nederland: www.asaptive.com
Voor informatie over actuele prijzen: mail@cksolution.nl of telefoon +31 (0)23 760 23 00.

Jos Dielemans

Jos Dielemans adviseert ondernemers in het MKB over het gebruik van SAP Business One. Abonneert U zich op mijn nieuwsbrieven over SAP Business One door een e-mail te zenden naar info@dielemans.biz of kijk regelmatig op mijn website www.dielemans.biz

Jos Dielemans  |  ICT en Finance voor MKB  |  gsm 0653 66 57 58 of tel 043 409 48 45

Nieuw boekjaar openen en Documentnummering aanpassen

Nu het nieuwe jaar 2019 in aantocht is is het verstandig een nieuw boekjaar aan te maken en ook de documentnummering in SAP Business One aan te passen. Voor een volledige instructie verwijs ik naar de pdf in de onderstaande link.

SBO Beheer Nieuw boekjaar en Documentnummering aanmaken

Elders op deze site kunt U ook een uitgebreide instructie vinden die u rond 1 januari als leidraad voor de afsluiting van het oude jaar en de definitieve overgang naar het nieuwe boekjaar kunt gebruiken.

Zie mijn pagina Tips en Trucs , waar u terecht komt wanneer u drukt op onderstaand SAP Business One logo.

SAP Business One Tips en Trucs

 

 

 

Ik wens U al vast goede zaken in het nieuwe jaar !

Schermaanpassingen in versie 9.1

In versie 9.1 kun je schermaanpassingen voor alle gebruikers instellen. Dat is een mooie feature om het gebruik van SAP Business One veel praktischer te maken. Hiermee kun je ook niet gebruikte onderdelen verbergen. Een mooi filmpje met demonstratie van de mogelijkheden vind je op Youtube:

SAP Business One Schermindeling aanpassen (Video, Engelstalig, 6 min.)SBO Schermindeling aanpassen in versie 9.1

 

 

 

 

 

 

Zoek je meer Tips en Trucs overSnel naar Tips en Trucs SBO
SAP Business One klik dan op
nevenstaande afbeelding:

 

Handleiding SAP Business One To Go voor versie 9.1 beschikbaar

De (Engelstalige) handleiding SAP Business One to Go 9.1 is beschikbaar.

deze link verwijst naar het document op de SAP website.

 

Wil je meer Tips en Trucs over
SAP Business One op mijn site lezen,
klik dan op nevenstaande afbeelding:

Snel naar Tips en Trucs SBO

Toetsenborddefinitie

In SAP Business One levert de standaard instelling een punt op wanneer je de punt-toets (Del-toets) op het numerieke deel indrukt. Er zijn diverse manieren om de toetsenborddefinitie aan te passen zodat automatisch een komma wordt ingevuld wanneer je deze toets op het numerieke deel van je toetsenbord indrukt. Dat is met name handig bij het intikken van bedragen via het numerieke deel van je toetsenbord. Ik heb een instructie opgesteld die je via onderstaande link kunt opvragen:

SBO Algemeen Toetsenborddefinitie Numerieke punt (Del toets) als komma instellen

Wil je meer Tips en Trucs over
SAP Business One op mijn site lezen,
klik dan op nevenstaande afbeelding:

Snel naar Tips en Trucs SBO

 

Vaste Activa

SAP Business One heeft ook een vaste activa module. Meer informatie hierover vind je in de onderstaande video’s:

Vaste Activa in versie 9.00, Introductie (Video, Engelstalig 9 min. heldere uitleg !)
Vaste Activa in versie 9.00 by Vision 33 deel I (Video, Engelstalig 28 min.)
Vaste Activa in versie 9.00 by Vision 33 deel II (Video, Engelstalig 24 min.)
Vaste Activa, inrichting en gebruik (Video, Engelstalig 57 min. mindere kwaliteit)

Wil je meer Tips en Trucs over
SAP Business One op mijn site lezen,
klik dan op nevenstaande afbeelding:

Snel naar Tips en Trucs SBO

 

Helpdesk

Nieuw: Helpdesk SAP Business One

Om klanten goed te kunnen helpen ben ik op maandag en donderdag telefonisch goed te bereiken. Deze dagen werk ik meestal op kantoor en ben ik in principe beschikbaar om vragen op te lossen.

Tips en Trucs; zelf nakijken:

Veel informatie vind je al op mijn Tips en Trucs pagina:

Snel naar Tips en Trucs SBO

 

Algemene vragen via e-mail:

Algemene vragen die niet direct een antwoord behoeven kun je het best via e-mail stellen. In een e-mail bericht moet je de vraag duidelijk formuleren waardoor je misschien zelf al op het spoor van de oplossing komt. Die ervaring heb ik zelf meestal. Welnu heb je een vraag stuur je bericht dan naar:

jos@dielemans.biz

Dringende vragen telefonisch:

Zit je met een dringende vraag dan kun je de maandag en donderdag bellen op:

gsm 0653 66 57 58.

Mocht ik de telefoon niet aannemen dan kun je een boodschap inspreken. Zodra ik beschikbaar ben bel ik je terug.

Jos Dielemans