Bent u op zoek naar een scanoplossing die tegen een redelijke prijs de mogelijkheid biedt om zowel uitgaande als inkomende documenten in een elektronisch archief te plaatsen dat bovendien supersnel doorzoekbaar is op alle voorkomende tekst in die documenten?
Welnu, die oplossing is er: de CKS.DMS archiveringsoplossing van CK Solutions. Met deze Add-On verzekert u zich van een kostenbesparend digitaal archief voor SAP Business One.
Kenmerken:
- Inkomende documenten worden van een QR code voorzien waarna het gescande document als pdf wordt opgeslagen en gekoppeld wordt aan de boeking,
- Uitgaande documenten worden automatisch als pdf in het archief opgeslagen,
- Het archief en de teksten van de gescande documenten zijn qua tekst volledig doorzoekbaar door karakterherkenning en trefwoordindexering,
- Ook documenten gekoppeld aan zakenpartners, artikelitems of activiteiten kunnen in het archief worden opgenomen,
- Verschillende versies van documenten (concept – definitief – getekende versie etc.) worden afzonderlijk gearchiveerd met versiebeheer,
- Naast pdf documenten kunnen ook MS Officedocumenten of mailbestanden worden gearchiveerd,
- Intuïtieve bediening volgens SAP Business One standaarden,
- Nederlandstalige software,
- Eenvoudige installatieprocedure via een wizard met voor-geconfigureerde basisinstellingen,
- Overzetting van uw oude archiveringssysteem is wellicht mogelijk en is tot op zekere hoogte kosteloos.
Hoe werkt het?
Na de installatie wordt een groep CKS.DMS aan de bestaande menukeuzes toegevoegd. Ook zijn er diverse nieuwe keuzes in de rechtsklik-menu’s beschikbaar:
Inkomende documenten
Inkomende documenten worden geboekt waarna direct en automatisch een QR code wordt geprint. Deze QR code plakt u op het betreffende document waarna u het document scant. De scan wordt tijdelijk in een centrale map geplaatst en van daaruit koppelt de CKS.DMS Add-On het document en zet het document over naar het CKS.DMS archief. Door de QR code kan CKS.DMS de pdf koppelen aan het juiste geboekte document in SAP Business One. Eventueel kunt U ook naderhand de QR Code printen en alsnog op het ontvangen document bevestigen. Wanneer het document eenmaal gekoppeld is kunt u in SAP Business One met een rechtsklik het pdf-document direct weer oproepen via de keuze CKS.DMS archief:
Ook is het mogelijk om met dit rechtsklikmenu later documenten te koppelen: ofwel een nieuw bestand selecteren en aan het archief toevoegen ofwel uit een bulkscan het gewenste document selecteren.
Uitgaande documenten
Uitgaande documenten worden direct in het archief opgenomen zodra ze worden opgeslagen. Dat kan ook met concept-documenten.
U ziet dat in de layout van de uitgaande documenten een QR code wordt toegevoegd. Hiermee legt CKS.DMS de link naar het betreffende document. In die QR Code is het type document opgenomen en het documentnummer.
Archief raadplegen
Archief raadplegen geschiedt middels een zoekopdracht en filters die vergelijkbaar zijn aan de SAP Business One functionaliteit. Bij de import van het pdf document wordt alle tekst van het document in een veld in de SQL database geplaatst. Daardoor is het archief volledig doorzoekbaar op de teksten die in de documenten zijn opgenomen.
De zoekfunctie voor het archief vind je onder de menukeuze CKS.DMS – zoek binnen archief:
Ook kun je via de zoekbalk van SAP Business One in de teksten van het CKS.DMS Archief zoeken.
In diverse schermen van SAP Business One kun je met rechtsklik zoeken in het archief. Bijvoorbeeld vanuit het zakenpartnerscherm: Je krijgt dan alle documenten te zien die aan deze zakenpartner zijn gekoppeld:
Andere mogelijkheden
Ook voor het toevoegen van documentatie bij stambestanden van zakenpartners of artikelen en activiteiten kun je deze Add-On benutten om bijlagen te koppelen die dan ook in het CKS.DMS Archief worden opgenomen:
Niet toegewezen documenten worden in een berichtenbox gemeld met daarbij een voorbeeld van het bestand; deze kun je later handmatig koppelen:
Webtoegang beschikbaar U kunt met deze Add-On het archief ook vanaf afstand met een webbrowser raadplegen, zelfs gebruikers die geen SAP Business One licentie hebben !
Uitbreidingsmodule CKS.DMS ADR
Automatische documentherkenning
Met deze module kunnen binnenkomende pakbonnen van goederenontvangsten en inkomende facturen worden gescand en automatisch als concept in SAP Business One worden gereedgezet. Na controle kunt u deze documenten dan definitief maken.
Zie Automatic-incoming-invoice-processing-cks-dms-ap
Integratie in SAP Business One
Behoud van rechtenstructuur Wanneer een gebruiker in SAP Business One geen rechten heeft om bepaalde documenten te raadplegen dan kan hij dat ook niet in het CKS.DMS Archief.
Licenties
Er zijn verschillende licenties beschikbaar: een Limited– , een Professional– en een Cloudlicentie. Met alle licenties heeft een gebruiker het recht om te archiveren en het archief te raadplegen. Met de Professional licentie kan de gebruiker ook bijlagen in SAP en e-mails vanuit Outlook direct archiveren. Bovendien biedt de Professional licentie toegang tot de uitbreidingsmodules. De Cloud-licentie laat het toe om vanaf afstand in te loggen en het archief te raadplegen. Met deze web-licentie kunnen zelfs gebruikers zonder SAP Business One licentie het archief raadplegen.
Video
Voor een Engelstalige Youtube-video waarin de functionaliteit wordt uitgelegd zie: CKS.DMS introduction on Youtube
Dit is een mooie tool om een digitaal archief op te bouwen. Ik kan hem u van harte aanraden.
CKS.DMS is gebouwd door CK Solution, een Duits software bureau dat sinds 2005 Add-Ons voor SAP Business One maakt: http://www.cksolution.de/en/
Distributeur voor Nederland: www.asaptive.com
Voor informatie over actuele prijzen: mail@cksolution.nl of telefoon +31 (0)23 760 23 00.
Jos Dielemans adviseert ondernemers in het MKB over het gebruik van SAP Business One. Abonneert U zich op mijn nieuwsbrieven over SAP Business One door een e-mail te zenden naar info@dielemans.biz of kijk regelmatig op mijn website www.dielemans.biz
Jos Dielemans | ICT en Finance voor MKB | gsm 0653 66 57 58 of tel 043 409 48 45