Betaalbare scanoplossing voor SAP Business One

cks-dms-logo-groot-logo_engl_1000px

Bent u op zoek naar een scanoplossing die tegen een redelijke prijs de mogelijkheid biedt om zowel uitgaande als inkomende documenten in een elektronisch archief te plaatsen dat bovendien supersnel doorzoekbaar is op alle voorkomende tekst in die documenten?
Welnu, die oplossing is er: de CKS.DMS archiveringsoplossing van CK Solutions. Met deze Add-On verzekert u zich van een kostenbesparend digitaal archief voor SAP Business One.

Kenmerken:

  • Inkomende documenten worden van een QR code voorzien waarna het gescande document als pdf wordt opgeslagen en gekoppeld wordt aan de boeking,
  • Uitgaande documenten worden automatisch als pdf in het archief opgeslagen,
  • Het archief en de teksten van de gescande documenten zijn qua tekst volledig doorzoekbaar door karakterherkenning en trefwoordindexering,
  • Ook documenten gekoppeld aan zakenpartners, artikelitems of activiteiten kunnen in het archief worden opgenomen,
  • Verschillende versies van documenten (concept – definitief – getekende versie etc.) worden afzonderlijk gearchiveerd met versiebeheer,
  • Naast pdf documenten kunnen ook MS Officedocumenten of mailbestanden worden gearchiveerd,
  • Intuïtieve bediening volgens SAP Business One standaarden,
  • Nederlandstalige software,
  • Eenvoudige installatieprocedure via een wizard met voor-geconfigureerde basisinstellingen,
  • Overzetting van uw oude archiveringssysteem is wellicht mogelijk en is tot op zekere hoogte kosteloos.

Hoe werkt het?

Na de installatie wordt een groep CKS.DMS aan de bestaande menukeuzes toegevoegd. Ook zijn er diverse nieuwe keuzes in de rechtsklik-menu’s beschikbaar:

cksdms01

Inkomende documenten

Inkomende documenten worden geboekt waarna direct en automatisch een QR code wordt geprint. Deze QR code plakt u op het betreffende document waarna u het document scant. De scan wordt tijdelijk in een centrale map geplaatst en van daaruit koppelt de CKS.DMS Add-On het document en zet het document over naar het CKS.DMS archief. Door de QR code kan CKS.DMS de pdf koppelen aan het juiste geboekte document in SAP Business One. Eventueel kunt U ook naderhand de QR Code printen en alsnog op het ontvangen document bevestigen. Wanneer het document eenmaal gekoppeld is kunt u in SAP Business One met een rechtsklik het pdf-document direct weer oproepen via de keuze CKS.DMS archief:

cksdms02

Ook is het mogelijk om met dit rechtsklikmenu later documenten te koppelen: ofwel een nieuw bestand selecteren en aan het archief toevoegen ofwel uit een bulkscan het gewenste document selecteren.

Uitgaande documenten

Uitgaande documenten worden direct in het archief opgenomen zodra ze worden opgeslagen. Dat kan ook met concept-documenten.

U ziet dat in de layout van de uitgaande documenten een QR code wordt toegevoegd. Hiermee legt CKS.DMS de link naar het betreffende document. In die QR Code is het type document opgenomen en het documentnummer.

Archief raadplegen

Archief raadplegen geschiedt middels een zoekopdracht en filters die vergelijkbaar zijn aan de SAP Business One functionaliteit. Bij de import van het pdf document wordt alle tekst van het document in een veld in de SQL database geplaatst. Daardoor is het archief volledig doorzoekbaar op de teksten die in de documenten zijn opgenomen.
De zxoekfunctie voor het archief vind je onder de menukeuze CKS.DMS – zoek binnen archief:

cksdms04

Ook kun je via de zoekbalk van SAP Business One in de teksten van het CKS.DMS Archief zoeken.
In diverse schermen van SAP Business One kun je met rechtsklik zoeken in het archief. Bijvoorbeeld vanuit het zakenpartnerscherm: Je krijgt dan alle documenten te zien die aan deze zakenpartner zijn gekoppeld:

cksdms05

Andere mogelijkheden

Ook voor het toevoegen van documentatie bij stambestanden van zakenpartners of artikelen en activiteiten kun je deze Add-On benutten om bijlagen te koppelen die dan ook in het CKS.DMS Archief worden opgenomen:

cksdms06

Niet toegewezen documenten worden in een berichtenbox gemeld met daarbij een voorbeeld van het bestand; deze kun je later handmatig koppelen:

cksdms07

Webtoegang beschikbaar U kunt met deze Add-On het archief ook vanaf afstand met een webbrowser raadplegen, zelfs gebruikers die geen SAP Business One licentie hebben !


Integratie in SAP Business One


Behoud van rechtenstructuur Wanneer een gebruiker in SAP Business One geen rechten heeft om bepaalde documenten te raadplegen dan kan hij dat ook niet in het CKS.DMS Archief.

 

Licenties

Er zijn verschillende licenties beschikbaar: een Premium-; een Standaard- en een Weblicentie. Met de Premium-versie heeft een gebruiker het recht om te archiveren; ook kan hij mails direct vanuit Outlook archiveren. De gebruiker met een Standaard licentie kan alleen het archief raadplegen en de Web-licentie laat het toe om vanaf afstand in te loggen en het archief te raadplegen. Met deze web-licentie kunnen zelfs gebruikers zonder SAP Business One licentie het archief raadplegen.

 

Dit is een mooie tool om een digitaal archief op te bouwen. Ik kan hem u van harte aanraden.

 

CKS.DMS is gebouwd door CK Solution, een Duits software bureau dat sinds 2005 Add-Ons voor SAP Business One maakt: http://www.cksolution.de/nl/
Distributeur voor Nederland: www.asaptive.com
Voor informatie over actuele prijzen: mail@cksolution.nl of telefoon +31 (0)23 760 23 00.

Jos Dielemans

Jos Dielemans adviseert ondernemers in het MKB over het gebruik van SAP Business One. Abonneert U zich op mijn nieuwsbrieven over SAP Business One door een e-mail te zenden naar info@dielemans.biz of kijk regelmatig op mijn website www.dielemans.biz

Jos Dielemans  |  ICT en Finance voor MKB  |  gsm 0653 66 57 58 of tel 043 409 48 45

dielemans-biz-banner

 

Nieuw in SAP Business One 9.2.

Nieuw in SAP Business One 9.2.

Versie 9.2. van SAP business One is onlangs volledig vrijgegeven (Release for unrestricted use). Nieuw is bijvoorbeeld de webbrowsertoegang. Vandaar dat ik hierbij een beschrijving geef van de nieuwe features in deze versie. Het is een van de omvangrijkste updates die SAP Business One in haar bestaan heeft gekend.

Beheers-aspecten:

  • Je kunt nu ook rechtstreeks prijslijsten en zakenpartner-catalogusnummers importeren vanuit MS Excel. Dat hoeft dus niet meer via de DTW te geschieden.
  • Het is niet meer mogelijk om gelijktijdig in te loggen met dezelfde gebruikers-ID
  • Goedkeuringsprocedure voor marketingdocumenten is instelbaar
  • Het is nu ook mogelijk om Data-ownership in te stellen op zakenpartnerniveau: toegang tot marketingdocumenten wordt bepaald door de restricties of bevoegdheden die bij de zakenpartner zijn ingesteld. Dat is nu dus instelbaar voor ofwel documenten; ofwel zakenpartners ofwel deze beide entiteiten.
  • Je kunt de toetsenbordinstelling nu vanuit het pakket instellen zodat de Enter-toets als TAB-toets (volgende veld) wordt afgehandeld en de numerieke punt als komma in bedragen-velden.

Financieel:

  • In de vaste activa module kun je met virtuele items werken: Bij de boeking van documenten met grote aantallen vaste activa kun je de nieuwe vaste activa automatisch laten nummeren.
  • Je kunt nu instellen dat de journaalregels van marketingdocumenten voortaan 1 op 1 aansluiten met de betreffende documentregels. Tot deze versie werden documentrijen steeds gegroepeerd naar één regel per grootboekrekening.
  • Er zijn verbeteringen aangebracht op basis van de IFRS – International Financial Reporting Standards: Je kunt een transport-goederenaccount instellen; de grootboekniveaus zijn uitgebreid tot 10 en je kunt de grootboekgroepenindeling hernoemen.

Verkoop en Inkoop:

  • Inkoop- en Verkooporders worden weer geopend wanneer je een inkoop- of verkoopcreditnota creëert.
  • Verkoop-documenten kunnen nu ook in elektronisch formaat worden gegenereerd
  • Je kunt vrachten definiëren waarin belasting is inbegrepen

Zakenpartners:

  • Je kunt voor elke zakenpartner een controle-account openen om openingsbalanstransacties te boeken.
  • Er is verbeterde campagne-management-functionaliteit: Je kunt leverancierscampagnes uitvoeren en bestaande campagnes draaien (doen uitvoeren).

Bankieren:

  • Je kunt een voorkeurs-check als betaalmiddel selecteren bij uitgaande betalingen
  • Autorisaties voor uitgaande cheques zijn nu in te stellen; Update van betalingen; aanmaak van betaalcheques zonder een journaalpost te creëren; betaalcheques printen; print van ongeldige cheques en cheques opnieuw afdrukken van eerder geprinte betalingen.

Magazijnbeheer / Voorraad:

  • Verbeterde waarderingsmethoden bij Serie / Batchgewijze mutaties
  • Introductie van de prijs-update-wizard: meerdere methoden om updates van prijzen door te voeren
  • Je kunt beschikbare magazijnlocaties beperken op basis van de maateenheden (Unit of Measure) van de artikelen die moeten worden opgeslagen
  • Creëer picklijsten zonder magazijnlocaties te hoeven benoemen
  • Traceer Voorraadkosten; blokkeer de wijziging van de kostprijs in het artikelstambestand voor artikelen die volgens de standaardkostprijsmethode worden gewaardeerd.
  • Verruiming van de veldlengtes: Artikelnummer 50 posities; Zakenpartnercatalogusnummer 50 posities; Resourcenummer 50 posities; Fabrikantcatalogusnummer 50 posities en de Gebruikerscode heeft nu 25 posities.

MRP- en Productiemodule:

  • Verbeteringen in de MRP-wizard: Selecteer artikelen op basis van voorkeursleverancier en Gebruikerspecifieke velden; er is een nieuwe updatemethode van stuklijsten met meer parameters dan in vorige versies
  • Vanaf deze versie kun je ook aangeven voor welke magazijnen een voorspellingen moet worden gedaan, dat vereenvoudigt beheer van voorraden per magazijn
  • De routine om de standaard-productiekosten op te waarderen maakt het mogelijk om periodiek de gebudgetteerde standaard productiekosten te synchroniseren met de actuele waardering van de artikelkosten
  • De routine voor het bepalen van de standaard productiekosten voor bovenliggende artikelen maakt het mogelijk om de gebudgetteerde artikelkosten van de componenten in de stuklijsten op te nemen in de standaard productiekosten van het bovenliggende artikel
  • De aanvangs- en einddatums van productieorders zijn nu op regelniveau in te stellen
  • Boekingsschema’s maken het mogelijk om te boeken op alleen balansrekeningen of op zowel balansrekeningen als verlies- en winstrekeningen

Service:

  • Er is een tabblad Zakenpartner aan het service-aanvraagscherm toegevoegd waar alle gegevens van de betreffende zakenpartner te vinden zijn; die hoeft u niet meer in een apart scherm te openen.
  • Servicewerkzaamheden voor uw bedrijf uitgevoerd door leveranciers (ontvangen service) kunt u nu ook in de servicemodule vastleggen

HR Module:

  • Het employee stambestand kan nu van een foto worden voorzien
  • Voor elke employee kunnen nu een manager en ondergeschikten worden vastgelegd
  • Bij employees kunnen nu ook regels en rollen worden weergegeven
  • Je kunt de gezagsstructuur ook grafisch weergeven in een “relatiekaart”.

Projectmanagement:

  • Project-gerelateerde transacties; documenten; resources en activiteiten worden nu gecentraliseerd; deze functie maakt het mogelijk de voortgang van taken en het bewaken van het project en projectfasen zijn nu te monitoren; budgetanalyse; kostenanalyse en het genereren van overzichten op basis van de diverse project-aspecten

Diverse Features:

  • SAP Business One is nu via een internet-browser te benaderen
  • Er is een job-service ingesteld om de systeem-alerts van de server te beheren
  • Opslag van gecentraliseerde logbestanden
  • Nieuwe objecten om te loggen en te traceren
  • er is nu specifieke, localisatie-gerelateerde online help beschikbaar
  • In de set-up wizard zijn de installatie- en upgrade wizard nu samengevoegd
  • Er zijn login-beperkingen in te stellen voor indirecte toegang: Er kan steeds maar vanaf één pc een Add-On worden opgestart; bij een tweede inlogpoging op een tweede pc zal een foutmelding verschijnen.
  • Er zijn inlogbeperkingen voor de browsertoegang: men kan slechts van één pc en één browser inloggen. Een tweede inlogpoging op een andere pc of browser zal niet lukken.
  • Met het Remote Support Platform 3.2 kan men op elk tijdstip technische support ontvangen zonder downtime.
  • Voor ondersteuning op lokaal geïnstalleerde systemen kan een tijdelijk support-gebruikersaccount worden ingesteld voor support- en adviesdoeleinden.

 

In mijn komende publicaties zal ik nader op deze functies ingaan. als je wil kun je je abonneren op mijn nieuwsbrieven over SAP Business One. Stuur in dat geval een e-mail naar info@dielemans.biz of kijk regelmatig op mijn site www.dielemans.biz

Jos Dielemans  |  ICT en Finance voor MKB  |  gsm 0653 66 57 58 of tel 043 409 48 45

Schermaanpassingen in versie 9.1

In versie 9.1 kun je schermaanpassingen voor alle gebruikers instellen. Dat is een mooie feature om het gebruik van SAP Business One veel praktischer te maken. Hiermee kun je ook niet gebruikte onderdelen verbergen. Een mooi filmpje met demonstratie van de mogelijkheden vind je op Youtube:

SAP Business One Schermindeling aanpassen (Video, Engelstalig, 6 min.)SBO Schermindeling aanpassen in versie 9.1

 

 

 

 

 

 

Zoek je meer Tips en Trucs overSnel naar Tips en Trucs SBO
SAP Business One klik dan op
nevenstaande afbeelding:

 

Vaste Activa

SAP Business One heeft ook een vaste activa module. Meer informatie hierover vind je in de onderstaande video’s:

Vaste Activa in versie 9.00, Introductie (Video, Engelstalig 9 min. heldere uitleg !)
Vaste Activa in versie 9.00 by Vision 33 deel I (Video, Engelstalig 28 min.)
Vaste Activa in versie 9.00 by Vision 33 deel II (Video, Engelstalig 24 min.)
Vaste Activa, inrichting en gebruik (Video, Engelstalig 57 min. mindere kwaliteit)

Wil je meer Tips en Trucs over
SAP Business One op mijn site lezen,
klik dan op nevenstaande afbeelding:

Snel naar Tips en Trucs SBO

 

Nieuw in versie 9.1

Nieuwe functionaliteit in SAP Business One versie 9.1 betreft de volgende onderdelen:

  • Onderdeel Beheer:
  • Boekhouding:
  • Financieel:
  • Zakenpartners:
  • Verkoop en Inkoop:
  • Betalingen / Bankieren:
  • Magazijnbeheer:
  • Productie:
  • Implementatietools:
  • Overige zaken:

 

Een en ander is na te lezen in de brochure:
Wat is Nieuw in versie 910 (PDF-Brochure, NL, 2014-05, 22 pag.)


Ook is er een powerpointpresentatie met de highlights van de nieuwe versie:
SAP Business One 9.1 Highlights (PDF-Powerpoint, Engelstalig, 42 pag.)

SAP Business One 910 Highlights

 

 

 

 

 

Belangrijke functionaliteit is onder meer toegevoegd aan het onderdeel Produktie. Daarmee kun je machines, personen en andere resources in het productieproces benoemen. Klik op onderstaande link voor een video waar een en ander wordt getoond in een zogenaamde Feature Clip:

Produktie Resources (versie 9.1 en hoger, Video, Feature Clip, Engelstalig 11 min.)

 

 

Wil je meer Tips en Trucs overSnel naar Tips en Trucs SBO
SAP Business One op mijn site lezen,
klik dan op nevenstaande afbeelding:

Nieuw in SAP Business One 9.00

Bij deze een bericht over de nieuwe functionaliteiten in SAP Business One versie 9.00.

  • Er zijn verbeteringen in de wizard waarmee je stamgegevens van Zakenpartners kunt opschonen,
  • Er zijn verbeterde methoden om op basis van de transacties de juiste grootboekrekeningen te koppelen,
  • De Vaste Activa functionaliteit is nu volledig geïntegreerd,
  • De interne afstemmingsmogelijkheden voor aanbetalingen en saldi zijn verbeterd,
  • De Intrastat aangifte is nu in de kernapplicatie opgenomen,
  • Verkoop- en inkoopdocumenten kunnen nu worden gestorneerd middels een gespiegelde boeking van het originele document,
  • Bij de inkoopfunctionaliteit is de mogelijkheid tot registratie van aanvragen voor bestellingen toegevoegd,
  • In deze versie zijn sterke verbeteringen voor wat betreft het gebruik van magazijnlocaties (bin-locations) opgenomen. Ook is het mogelijk om Serie-nummers en Batches binnen de magazijnlocaties te beheren,
  • Producten kunnen in meerdere maateenheden worden geregistreerd,
  • De functionaliteit voor prijslijsten en kortingsmogelijkheden zijn sterk verbeterd,
  • Het proces van de voorraadinventarisatie kan veel beter worden aangestuurd vanuit de applicatie,
  • Men kan nu vanuit de software implementatieprojecten beheren en van daaruit de software configureren,
  • De mogelijkheid van Single Sign On is in de software verwerkt (Eenmalig aanmelden op je Windows-account is voldoende),
  • De software is nu volledig 64-bits ondersteund,
  • Middels de SAP Business One Studiofunctionaliteit kunt u nu eigen schermen en schermlayouts maken.

Lees meer in bijgaande brochure:

Wat is nieuw in SAP Business One versie 900 2012-10

 

Er is ook een Engelstalige video met produktinformatie:

SBO Stand Alone

 

 

 

 

 

 

Wil je meer Tips en Trucs overSnel naar Tips en Trucs SBO
SAP Business One op mijn site lezen,
klik dan op nevenstaande afbeelding: